Momenteel mogen werknemers nog een (vaste) reiskostenvergoeding onbelast ontvangen, ook al werken zij thuis. Omdat werknemers door COVID-19 min of meer verplicht thuiswerken werd het onbelast uitbetalen van de reiskostenvergoeding toegestaan in het besluit noodmaatregelen coronacrisis; ook als een werknemer (bijna) volledig thuiswerkt.
Het belastingvrij uitbetalen van de vaste reiskostenvergoeding mag in ieder geval tot 1 april 2021 (mits deze afspraak al gold voor 13 maart 2020). Eerder werd bekend dat deze noodmaatregel per 1 februari 2021 zou eindigen, maar het kabinet verlengt de maatregel nu tot 1 april 2021.
De goedkeuring van de staatsecretaris zal per 1 april 2021 vervallen.
Deze goedkeuring uit het besluit noodmaatregelen coronacrisis zal waarschijnlijk per 1 april 2021 vervallen.
Belastingvrije reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen mogen dan niet meer. Alleen de werkelijke reisdagen mogen dan nog onbelast worden vergoed tot een bedrag van maximaal € 0,19 per kilometer.
Als een werknemer 128 of meer dagen per jaar reist naar de vaste arbeidsplaats kan de vaste reiskosten wel onbelast uitbetaald worden. Dit moet kunnen worden aangetoond door de werkgever. Indien achteraf blijkt dat niet aan de 128 dagen wordt voldaan, komen de naheffingen bij de werkgever terecht. Deze aanpassing betekent dus dat een werkgever een administratie moet gaan bijhouden waarin zichtbaar is wanneer een medewerker daadwerkelijk naar kantoor heeft gereisd.
Reiskostenvergoeding wordt thuiswerkvergoeding?
Het wegvallen van de vaste reiskostenvergoeding hoeft zeker geen versobering van de arbeidsvoorwaarden te betekenen.
De aanpassing geeft juist de mogelijkheid om als bedrijf te kijken naar een structureel duurzaam thuiswerkbeleid dat zorgt voor fitte, tevreden werknemers enerzijds en minder verzuim anderzijds.
Er blijft ruimte om werknemers te voorzien in een onbelaste vergoeding, welke kan worden ingezet voor het thuiswerken. Hiervoor biedt de werkkostenregeling (WKR) een werkgever ruimte een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. In 2020 en 2021 is de vrije ruimte verhoogd naar 3% over het fiscale loon (tot en met € 400.000). Door gebruik te maken van de (extra) ruimte kan een werkgever meer accent gaan leggen op duurzaam thuiswerken. Dit kan door middel van financiële faciliteiten en fysieke middelen; een financiële vergoeding per thuisgewerkte dag en/of het verzorgen van een goede bureaustoel.
Een financiële thuiswerkvergoeding compenseert voor extra kosten die medewerkers maken als zij vanuit huis werken.
Het NIBUD heeft bijvoorbeeld een berekening gemaakt die neerkomt op € 2 netto per thuiswerkdag. Er is ook een trend zichtbaar dat werkgevers een vaste thuiswerkvergoeding afspreken die ligt tussen de € 25 en € 50 euro per maand.
Een eenmalige vergoeding (of periodieke eenmalige vergoeding) voor de aanschaf van middelen kan (daarnaast) onbelast uitgekeerd worden zolang de WKR daar ruimte voor biedt.
Het is voor een werkgever geen verplichting een thuiswerkvergoeding uit te keren. Echter, nu thuiswerken ook in de toekomst meer de norm zal worden is het goed om als werkgever naar de voordelen van thuiswerken te kijken.
Denk bijvoorbeeld aan het vermijden van soms lange reistijden van huis naar kantoor.
Zet je als werkgever in op een duurzaam personeelsbeleid? Dan biedt de WKR de ruimte en de Arbowet tools om het (structureel) thuiswerken te faciliteren. Een goede werkplek zorgt er immers voor dat werknemers fit blijven en verzuim kan hiermee worden voorkomen.
Heb je als werkgever behoefte om het beleid voor thuiswerken te bespreken met een adviseur? Is er ziekteverzuim veroorzaakt door thuiswerken? Neem contact met ons of kijk op Verzuim & Inkomen.
Bronnen:
Belastingdienst over Vaste reiskostenvergoedingen 2021
Belastingdienst WKR verhoogd 3%
Lees hier meer over faciliteren van thuiswerken en verhogen van de betrokkenheid van medewerkers.